Privacy Policy

Integritetspolicy – behandling av personuppgifter i supportärenden

1. Personuppgiftsansvarig

   1. EBB CHARGE elbilbox AB, org.nr 556849–9502, nedan kallat ”Bolaget”, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i samband med hantering av supportärenden från företagskunder.

   2. Kontaktuppgifter till Bolaget:

      1. Adress: Tagenevägen 14, 422 59 Hisings Backa

      2. E-post: info@ebbcharge.se

      3. Telefon: 010-188 07 80

      4. Webbplats: ebbcharge.se

2. Vilka personuppgifter vi behandlar

   1. I samband med supportärenden behandlar vi i normalfallet följande kategorier av personuppgifter:

   2. Grundläggande kontaktuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer (om du väljer att lämna det).

   3. Företagsuppgifter: företagsnamn, titel/befattning, eventuell avdelning.

   4. Ärendeuppgifter: innehåll i din kommunikation med oss (e-post, formulär, bilagor), ärendenummer, loggar och teknisk information som är nödvändig för att utreda ärendet.

   5. Vi avråder från att lämna känsliga personuppgifter i supportärenden (t.ex. uppgifter om hälsa, facklig tillhörighet m.m.) och har rutiner för att rensa sådana uppgifter om de ändå kommer in.

3. Ändamål med behandlingen

   1. Hantera och besvara supportförfrågningar från kontaktpersoner hos våra företagskunder.

   2. Felsöka, analysera och förbättra våra tjänster baserat på inkomna ärenden.

   3. Säkerställa spårbarhet, kvalitet och regelefterlevnad i vår kundhantering (t.ex. dokumentation av ärenden).

   4. Hantera eventuella reklamationer, tvister eller rättsliga anspråk kopplade till supportärenden.

4. Rättslig grund för behandlingen

   1. Behandlingen grundar sig på följande rättsliga grunder enligt dataskyddsförordningen (artikel 6):

   2. Avtal (artikel 6.1 b)

      1. När supporten är nödvändig för att uppfylla ett avtal mellan Bolaget och din arbetsgivare (vår kund) eller för att vidta åtgärder på begäran av kunden före avtal.

   3. Berättigat intresse (artikel 6.1 f)

      1. Vårt berättigade intresse av att kunna hantera förfrågningar, ge effektiv support, följa upp ärenden och utveckla våra tjänster.

      2. Vi har gjort en intresseavvägning som visar att denna behandling är nödvändig och proportionerlig, och att vår hantering inte väger tyngre än din rätt till skydd för din personliga integritet.

   4. Rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c) – vid behov

      1. I vissa fall kan vi behöva spara och behandla uppgifter för att uppfylla rättsliga krav, t.ex. bokföringslagen eller för att hantera rättsliga anspråk.

   5. Vi använder inte samtycke som primär rättslig grund för dessa supportbehandlingar.

5. Mottagare och kategorier av mottagare

   1. Personuppgifter kan komma att lämnas ut till följande kategorier av mottagare:

   2. IT- och systemleverantörer som tillhandahåller support- och ärendehanteringssystem, e-posttjänster, logghantering m.m.

   3. Övriga leverantörer som agerar personuppgiftsbiträden enligt skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal.

   4. Juridiska ombud, försäkringsbolag eller myndigheter om det krävs för att hantera rättsliga krav, tvister eller uppfylla rättslig skyldighet.

   5. Vi säljer inte personuppgifter.

6. Överföringar till tredjeland (utanför EU/EES)

   1. Om vi använder leverantörer eller system utanför EU/EES, kan personuppgifter överföras till tredjeland.

   2. I sådant fall säkerställer vi en laglig skyddsnivå enligt dataskyddsförordningen, exempelvis genom:

      1. Beslut om adekvat skyddsnivå av EU-kommissionen, och/eller

      2. Standardavtalsklausuler (SCC) samt vid behov kompletterande tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.

   3. Aktuella tredjeländer och skyddsåtgärder kan begäras via kontaktuppgifterna ovan.

7. Lagringstid

   1. Vi lagrar personuppgifter kopplade till supportärenden endast så länge det krävs för ändamålen ovan:

   2. Normala supportärenden: upp till 24 månader efter att ärendet avslutats, för att kunna följa upp, hantera återkommande problem och säkerställa spårbarhet.

   3. Ärenden kopplade till avtal-, reklamations- eller tvistefrågor: så länge det krävs enligt preskriptionsregler och tillämplig lag.

   4. Efter utgången av lagringstiden raderas uppgifterna eller anonymiseras på ett strukturerat sätt.

8. Hur vi skyddar dina personuppgifter

   1. Vi arbetar systematiskt med informationssäkerhet och dataskydd och har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna, bl.a.:

   2. Behörighetsstyrning och åtkomstkontroller i våra system.

   3. Kryptering och loggning där det är relevant.

   4. Rutiner och utbildning för medarbetare kring hantering av personuppgifter och e-post.

   5. Personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning.

   6. Vi skickar inte känsliga personuppgifter via oskyddad e-post och uppmanar dig att inte heller göra det.

9. Dina rättigheter

   1. Som registrerad har du enligt dataskyddsförordningen ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter, bland annat:

   2. Rätt till tillgång (”registerutdrag”) – rätt att få bekräftelse på om vi behandlar dina uppgifter och i så fall få en kopia samt kompletterande information.

   3. Rätt till rättelse – rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter korrigerade.

   4. Rätt till radering – i vissa fall rätt att få uppgifter raderade, till exempel när de inte längre är nödvändiga för ändamålen.

   5. Rätt till begränsning – i vissa fall rätt att begära att behandlingen begränsas.

   6. Rätt att invända – du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse. Vi gör då en ny avvägning och avslutar behandlingen om det inte finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre.

   7. Rätt till dataportabilitet – i vissa fall rätt att få ut uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

   8. För att utöva dina rättigheter kontaktar du oss via de kontaktuppgifter som anges ovan.

   9. Vi hanterar din begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad.

10. Klagomål till tillsynsmyndighet

    1. Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten.

    2. I Sverige är tillsynsmyndigheten:

       1. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

       2. Box 8114, 104 20 Stockholm

       3. Telefon: 08-657 61 00

       4. Webbplats: www.imy.se

    3. Du kan alltid vända dig till IMY oavsett vilket EU/EES-land behandlingen avser.

11. Krav på att lämna uppgifter

    1. När du agerar som kontaktperson för en företagskund är vissa grundläggande uppgifter (t.ex. namn och e-postadress) nödvändiga för att vi ska kunna hantera supportärenden och fullgöra våra avtals- och serviceåtaganden.

    2. Om dessa uppgifter inte lämnas kan vi normalt inte hantera ärendet eller kommunicera med dig.

    3. Det är inte ett lagkrav att du lämnar telefonnummer; det kan användas för att effektivisera kommunikationen.

12. Automatiserat beslutsfattande

    1. Vi använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som har rättsliga följder eller på liknande sätt betydande inverkan på dig i samband med hantering av supportärenden.

13. Uppdateringar av denna policy

    1. Vi kan uppdatera denna integritetspolicy vid behov, exempelvis om vår behandling förändras eller om gällande regelverk eller vägledning från tillsynsmyndigheter uppdateras.